Các bước thành lập công ty đúng luật

Thành lập công ty là bước đầu tiên đặt nền móng cho việc khởi đầu kinh doanh cũng như phát triển, mở rộng sau này. Với các quy định ngày càng cởi mở, các bước thành lập công ty đơn giản hơn, giúp doanh nhân thực hiện dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn trong việc thực hiện thủ tục thành lập công ty. Hãy cùng Luật Hồng Phúc tham khảo ngay bài viết dưới đây để hiểu thêm những giấy tờ, quy trình thành lập công ty đơn giản và nhanh chóng !

Chuẩn bị thông tin công ty và đặt tên doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp định hình thương hiệu doanh nghiệp, đó là một trong những yếu tố quan trọng bậc nhất trong quá trình cung ứng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp ra thị trường, giúp khách hàng nhận diện được đâu là sản phẩm – dịch vụ của mình, đâu là sản phẩm – dịch vụ của đối thủ. 

Cho nên trước khi đăng ký kinh doanh các bạn cần cân nhắc lựa chọn cách đặt tên công ty cho hay, ý nghĩa, đúng quy định của pháp luật và phù hợp với phong thủy để thuận lợi cho việc làm ăn sau này. Tránh việc thay đổi tên công ty sẽ gây cho công ty những trở ngại nhất định khi thương hiệu bị thay đổi.

Tên doanh nghiệp phải viết được bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu, phải phát âm được và có ít nhất hai thành tố sau đây:

• Loại hình doanh nghiệp (Ví dụ: Công ty trách nhiệm hữu hạn (Công ty TNHH), công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh,…) 
• Tên riêng. Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Tên doanh nghiệp phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. 

Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành. 

Lưu ý: Những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp

• Đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
• Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
• Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

Có tất cả 05 loại hình doanh nghiệp khác nhau nên khi dự định thành lập công ty, các cá nhân, tổ chức trước tiên cần lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp.

• Công ty TNHH
• Công ty cổ phần
• Doanh nghiệp tư nhân
• Công ty hợp danh
• Doanh nghiệp Nhà nước

Cách đơn giản nhất là dựa theo số lượng thành viên tham gia thành lập công ty. Nếu chỉ có một người thì có thể chọn loại hình doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty TNHH một thành viên.

Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty

Doanh nghiệp soạn hồ sơ thành lập doanh nghiệp xin cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
• Điều lệ doanh nghiệp;
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của sáng lập viên và người đại diện theo pháp luật của công ty (Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân/Hộ chiếu).
• Trường hợp góp vốn là tổ chức thì cần nộp kèm Quyết định thành lập/giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác và bản sao hợp lệ giấy chứng thực cá nhân của người đại diện theo ủy quyền quản lý phần vốn góp.
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.
• Văn bản ủy quyền của chủ sở hữu cho người được ủy quyền đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức.
• Văn bản ủy quyền cho tổ chức/cá nhân thực hiện thủ tục

Khắc con dấu công ty và công bố mẫu dấu

Thủ tục khắc dấu pháp nhân của doanh nghiệp:

1. Khắc dấu: Sau khi doanh nghiệp thành lập và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (doanh nghiệp) doanh nghiệp tự đi khắc con dấu của công ty tại cơ quan khắc dấu. Thời gian: từ 01 – 02 ngày làm việc
2. Đăng bố cáo để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Hồ sơ gồm có:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp;
• Biên bản về việc Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp đối với công ty TNHH hai thành viên và công ty cổ phần;
• Quyết định về việc Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp.

Thời gian hoàn thành: từ 03 -05 ngày làm việc.

Công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp

Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp cần phải thực hiện việc công bố thông tin trong các trường hợp sau:

• Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Khi có Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp liên quan đến nội dung về ngành, nghề kinh doanh, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.

Hồ sơ, trình tự thủ tục:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ bao gồm Giấy đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu tham khảo tại Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT) cho Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc thực hiện thủ tục qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Thời hạn yêu cầu đăng thông tin: 30 ngày kể từ ngày được công khai.
• Thời hạn xử lý hồ sơ: Sau khi Phòng Đăng ký kinh doanh nhận được phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp và Giấy đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh đăng tải nội dung đăng ký doanh nghiệp lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Lệ phí: 300.000 đồng/ lần. Không thu phí trong trường hợp giải thể doanh nghiệp.

Mua chữ ký số để kê khai và nộp thuế

Điều kiện để cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số kê khai và nộp thuế qua mạng:

• Cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế; Có kết nối Internet; Có địa chỉ thư điện tử (email) ổn định;
• Chữ ký số hợp lệ và còn hiệu lực từ tổ chức chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép (các bạn có thể tham khảo chữ ký số EFY-CA của EFY Việt Nam).

Hiện nay, doanh nghiệp có thể mua chữ ký số của các doanh nghiệp sau: VIETTEL, FPT, BKAV, CK, VINA, NEWTEL, NACENCOMM, SAFE-CA… Các nhà cung cấp này được phép cung cấp chữ ký số cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Treo biển hiệu công ty tại trụ sở công ty 

Theo Luật Doanh nghiệp quy định tại Điều 31, khoản 2: “Tên doanh nghiệp phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành“.

Chế tài đối với hành vi không treo biển hiệu công ty:

Theo Nghị định 155/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư quy định tại Điều 32, khoản 2.c như sau:

“2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

c) Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp”

Trên đây là tổng hợp các bước thành lập công ty, doanh nghiệp thành công. Luật Hồng Phúc hy vọng đây sẽ là thông tin hữu ích dành cho bạn. Chúc bạn thành công!