Chữ ký số là gì, vì sao doanh nghiệp phải có chữ ký số?

Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp ngay lập tức phải liên hệ các đơn vị cũng cấp dịch vụ chữ ký số để mua chữ ký số, thực hiện các thủ tục khai báo thuế ban đầu,… Vậy chữ ký số là gì? Trong bài viết dưới đây, Luật Hồng Phúc xin gửi tới quý khách hàng thông tin về chữ ký số là gì và vì sao doanh nghiệp phải có chữ ký số.

1. Chữ ký số là gì?

Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP định nghĩa chữ ký số như sau:

“Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

– Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

– Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Thiết bị thể hiện chữ ký số là USB Token. Đây là thiết bị phần cứng có vai trò dùng để tạo ra cặp khóa công khai, đồng thời lưu trữ thông tin của khách hàng một cách bí mật.

2. Giá trị pháp lý của chữ ký số

Giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định tại Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Theo đó chữ ký số có các giá trị pháp lý như sau:

• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
• Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định 130/2018/NĐ-CP có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.

Như vậy, chữ ký số có giá trị tương đương như con dấu của công ty.

3. Vì sao doanh nghiệp phải có chữ ký số?

• Trong việc kê khai thuế và sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 36 Nghị định 119/2018/NĐ-CP,  khoản 1 Điều 27 Thông tư 68/2019/TT-BTC thì doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp thành lập từ 01/11/2018 phải sử dụng ngay hóa đơn điện tử.

Theo quy định tại khoản 3, 4 Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:

“3. Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.

4. Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các Thông tư, Quyết định của Bộ Tài chính nêu tại Khoản 2 Điều này hết hiệu lực thi hành.”

Như vậy, kể từ ngày 01/11/2020, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của Thông tư 68/2019/TT-BTC. Quy định tại khoản 3, 4 Điều 26  Thông tư 68/2019/TT-BTC là quy định dành cho những doanh nghiệp được thành lập từ trước ngày 01/11/2018  đang sử dụng hóa đơn giấy thì đến ngày 01/11/2020 phải đồng bộ chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Căn cứ điểm e, khoản 1 và khoản 2, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử:

“1. Hóa đơn điện tử phải có: Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.

Như vậy, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, nhưng bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người bán.

• Trong thủ tục khai hải quan

Theo quy định tại Điều 1 Quyết định 2341/QĐ-BTC thì từ ngày 1/11/2013 người khai hải quan thực hiện sử dụng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan hải quan khi thực hiện thủ tục hải quan điện tử theo quy định tại Điều 4 Nghị định 87/2012/NĐ-CP 23/10/2012 của Chính phủ và Điều 5 Thông tư 196/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính

• Trong thủ tục khai bảo hiểm xã hội

Theo quy định tại Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp, cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.

“Doanh nghiệp muốn thực hiện triển khai giao dịch điện tử trong khai bảo hiểm xã hội thì yêu cầu đầu tiên đối phải có chữ ký số hợp pháp. Chữ ký số là một dạng thông tin đi kèm với văn bản mục đích xác định người tạo lập, chịu trách nhiệm về dữ liệu đó, được thừa nhận về mặt pháp lý.”

Như vậy, sau khi khai bảo hiểm xã hội điện tử, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để thực hiện việc đăng ký giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Chữ ký số dần được áp dụng nhiều hơn trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chữ số sẽ giảm tải các thủ tục hành chính mất nhiều thời gian, doanh nghiệp ứng dụng chữ ký số sẽ không phải mất công đi lại, in ấn hồ sơ và việc ký hồ sơ có thể dễ dàng, nhanh chóng hơn bao giờ. Trong thời đại công nghệ số phát triển thì việc ứng dụng chữ ký số trong hoạt động doanh nghiệp là điều rất cần thiết để doanh nghiệp có thể tập trung thời gian cho những hoạt động cần thiết.

Như vậy, chữ ký số theo quy định mới thì doanh nghiệp bắt buộc phải có để thực hiện các thủ tục về thuế. Qúy khách hàng có thắc mắc hoặc muốn hiểu rõ hơn về chữ ký số có thể liên hệ công ty Luật Hồng Phúc để được tư vấn cụ thể hơn thông qua:

Hotline: 090 234 6164 – 0964 049 410

Emai: info@luathongphuc.vn/anhpham@luathongphuc.vn