Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đã thực hiện thay đổi địa chỉ doanh nghiệp để phù hợp với hoạt động kinh doanh. Theo đó, pháp luật quy định việc thay đổi địa chỉ công ty của doanh nghiệp phải thực hiện nhiều thủ tục pháp lý khác. Trong đó có thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp trên hóa đơn điện tử. Vậy thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử được tiến hành như thế nào? Bài viết sau đây, Luật Hồng Phúc sẽ làm rõ những quy định về thủ tục này.

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử có hiệu lực từ ngày 31/02/2014.
• Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 03 năm 2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
• Công văn 2010/TCT-TVQT hướng dẫn thực hiện một số nội dung Thông tư 39/2014/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 30/05/2014.

Dịch vụ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp trên hoá đơn điện tử trọn gói

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi nào ?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Theo quy định pháp luật, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau đây:

• Từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử thì các thông tin trên hóa đơn điện tử cần đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử. Theo đó, thời điểm tạo hóa đơn, thông tin phải đầy đủ và chính xác.
• Các thông tin trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Các trường hợp xảy ra khi thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử

Địa chỉ của doanh nghiệp là một trong những thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Địa chỉ công ty vừa để khai báo vị trí doanh nghiệp vừa là thông tin có mối quan hệ mật thiết với cơ quan thuế phụ trách tại địa phương doanh nghiệp hoạt động. Theo đó khi thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện pháp lý của một hóa đơn điện tử. Có 2 trường hợp xảy ra khi thay đổi địa chỉ doanh nghiệp trên hóa đơn điện tử đó là:

• Thay đổi tên / địa chỉ công ty nhưng không thay đổi không thay đổi mã số thuế và Cơ quan thuế quản lý.
• Thay đổi tên / địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý.

Với mỗi trường hợp trên thì trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi địa chỉ công ty thì doanh nghiệp phải gửi hồ sơ thông báo đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan thuế,  Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt địa chỉ trụ sở chính hoặc địa chỉ nơi doanh nghiệp chuyển đến.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên hoá đơn điện tử

Thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp trên hóa đơn điện tử

Tương ứng với mỗi trường hợp trên, thì sẽ có các bước riêng biệt về trình tự, thủ tục tiến hành thay địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử, do đó doanh nghiệp cần thực hiện theo trình tự sau:

 3.1. Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử nhưng không thay đổi cơ quan thuế

Doanh nghiệp sẽ phải nộp thông báo điều chỉnh phát hành thông tin hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế. Với trường hợp:

• Cơ quan thuế yêu cầu thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp đăng ký thay đổi địa chỉ công ty theo các bước sau:
  1. Hủy các số hóa đơn điện tử theo mẫu trước đây nếu doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng.
  2. Liên hệ với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đang sử dụng để cập nhật thay đổi địa chỉ doanh nghiệp trên. Sau khi thay đổi thành công, doanh nghiệp hãy cập nhật Giấy phép sử dụng hóa đơn điện tử mới vào phần mềm quản lý của cơ quan quản lý thuế.
  3. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu mới.
  4. Tra cứu xem thông báo thay đổi đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Nếu chưa được chấp nhận thì doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
  5. Nếu đã được chấp nhận và đã hoàn tất mọi thủ tục với cơ quản thuế thì địa chỉ của doanh nghiệp đã được thay đổi trên hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử mới và sử dụng như bình thường.
• Cơ quan thuế yêu cầu lập thông báo thay đổi, điều chỉnh thông tin, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
  1. Một là, lập thông báo điều chỉnh thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử theo mẫu được phát hành tại TB04/AC.
  2. Hai là, nếu cơ quan thuế chấp nhận, thì doanh nghiệp liên hệ với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đang sử dụng để được cập nhật Giấy phép sử dụng mới.
  3. Ba là, tra cứu xem thông báo thay đổi đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại đường link tra cứu hóa đơn như trên.
  4. Bồn là, khi thông báo đã được chấp nhận và đã hoàn tất mọi thủ tục với cơ quản thuế, trên website quản lý hóa đơn điện tử sẽ có trạng thái: đã có hiệu lực. Có nghĩa là địa chỉ của doanh nghiệp đã được thay đổi. Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử mới và sử dụng như bình thường.

Lưu ý: Doanh nghiệp sau khi đã thực hiện đủ các bước và đã cập nhật các giấy tờ bằng bản mềm thì cũng phải liên hệ với chi cục thuế quản lý về việc nộp bản cứng nếu cần.

Mẫu thay đổi địa chỉ trên hoá đơn điện tử

3.2. Thay đổi địa chỉ công ty dẫn tới thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Khi thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử dẫn tới thay đổi cơ quan thuế, cũng sẽ có 2 trường hợp có thể xảy ra:

• Doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn điện tử cũ thì doanh nghiệp cũng sẽ thực hiện các bước như trường hợp thay đổi địa chỉ tên công ty và Cơ quan thuế yêu cầu lập thông báo thay đổi, điều chỉnh thông tin ở trên. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phải nộp:
  1. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
  2. Bảng kê các hóa đơn chưa sử dụng được quy định theo mẫu số BK01/AC rồi nộp cho cơ quan thuế đang có thẩm quyền quản lý doanh nghiệp trước khi thay đổi địa chỉ doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp sử dụng luôn hóa đơn mới thì doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
  1. Thông báo hủy toàn bộ số hóa đơn điện tử chưa sử dụng.
  2. Thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử với thông tin đã được thay đổi với cơ quan thuế nơi doanh nghiệp chuyển tới. Hồ sơ cần chuẩn bị cũng tương tự như khi doanh nghiệp đăng ký phát hành hóa đơn lần đầu.
  3. Tra cứu tại địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ về sự chấp nhận của cơ quan thuế đối với thông báo thay đổi của doanh nghiêp. Nếu chưa được chấp nhận thì doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn và hỗ trợ.
  4. Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp có thể phát hành, kê khai và sử dụng hóa đơn điện tử như bình thường.

Trên đây là những tư vấn mà các doanh nghiệp cần biết khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử. Nếu còn những thắc mắc về thủ tục này hay bất kỳ vấn đề pháp lý gì khác thì đừng quên liên hệ Luật Hồng Phúc để được giải đáp nhé.

• Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn
• Thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
• Thay đổi thông tin trên hóa đơn điện tử đã phát hành
• Thay đổi địa chỉ trên thuế điện tử
• Thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử
• Đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn cũ