Nội dung chính
Khi muốn mở rộng sản xuất kinh doanh thì việc lựa chọn hình thức thành lập văn phòng đại diện được khá nhiều doanh nghiệp quan tâm đến. Tuy nhiên, thực tiễn để phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty, thị trường, doanh nghiệp phải chuyển địa chỉ văn phòng đại diện mới mà theo quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành thì khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Vậy thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện được tiến hành như thế nào? Bài viết sau đây, Luật Hồng phúc sẽ tư vấn làm rõ các quy định về thủ tục này.
Căn cứ pháp lý:
- Luật Doanh nghiệp năm 2020;
- Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp;
- Thông tư số 01/2021/TT-CP hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp;
- Luật Quản lý thuế năm 2019;
- Thông tư số 105/2020/TT-BTC ngày 03/12/2020 của Bộ Tài chính hướng dẫn về đăng ký thuế.
Văn phòng đại diện là gì ?
Từ quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020 có thể hiểu văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Cần tiến hành thủ tục gì trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 62 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP thì có hai trường hợp đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện:
Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện trong cùng quận, huyện văn phòng đại diện đã đăng ký thì doanh nghiệp không cần làm thủ tục thay đổi với cơ quan thuế quản lý.
Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi văn phòng đại diện đã đăng ký. Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục về thuế với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế. Cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện nộp các giấy tờ sau tới cơ quan thuế quản lý:
- Biên bản họp, quyết định về việc chuyển địa chỉ văn phòng đại diện;
- Các báo cáo thuế theo quy định của pháp luật về thuế;
- Thông báo chốt số lượng hóa đơn tại cơ quan thuế đến thời điểm thay đổi địa chỉ;
- Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế – Mẫu 08/MST kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện có chứng thực;
Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan thuế sẽ thực hiện thủ tục chốt thuế và ban hành thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm đến cơ quan quản lý thuế nơi văn phòng đại diện đặt địa chỉ mới .
Hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện bao gồm các loại giấy tờ sau:
– Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh (theo Mẫu tại Phụ lục II-9 Ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-CP hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp);
Lưu ý: trong trường hợp có thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện, kèm theo Thông báo phải có bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện;
– Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư (nếu có);
– Văn bản ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện (nếu có ủy quyền).
Trình tự, thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Theo khoản 4 Điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Theo đó, doanh nghiệp cần tiến hành các thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện theo các bước sau:
Bước 1: Doanh nghiệp cần chuẩn bị thành phần hồ sơ đầy đủ và đúng quy định;
Bước 2: Khi đã có đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt địa chỉ mới hoặc qua Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
Bước 3: Khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận cho Doanh nghiệp và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, sau đó giải quyết hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện..
Hồ sơ hợp lệ theo khoản 20 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 là hồ sơ có đầy đủ giấy tờ theo quy định của Luật Doanh nghiệp và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định của pháp luật.
Bước 4: Nhận kết quả. Nếu hồ sơ hợp lệ và xét thấy doanh nghiệp đã có đủ điều kiện thì Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp theo ngày hẹn trên Giấy biên nhận.
Đồng thời, Phòng Đăng ký kinh doanh tiến hành thay đổi thông tin đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
Trên đây là những tư vấn mà các doanh nghiệp nắm rõ khi đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện. Nếu còn những thắc mắc về thủ tục này hay bất kỳ vấn đề pháp lý gì khác thì đừng quên liên hệ Luật Hồng Phúc để được giải đáp nhé.
- Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch
- Thủ tục thay đổi địa chỉ Văn phòng đại diện nước ngoài
- Thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch
- Thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
- Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác quận
- Thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác tỉnh
- Thủ tục thay đổi tên văn phòng đại diện
- Hướng dẫn thay đổi địa chỉ kinh doanh qua mạng
